Oficialiu dokumentu laikomas įstatymo nustatyta tvarka surašytas aktas, patvirtinantis juridinę reikšmę turintį faktą. Oficialiais dokumentais laikomos valstybinių ir visuomeninių organizacijų pažymos, aktai, pažymėjimai, įvairių sutarčių tekstai ir kt. Tikimės, kad toliau pateikiami patarimai padės Jums išvengti kai kurių dažnai daromų klaidų rengiant oficialius dokumentus.
• Ar galima nutarimais, įsakymais tvirtinamus dokumentus vadinti žodžiais: „tvarka“, „atvejai“, „būdai“, „sąlygos“?
Tokie pavadinimai kaip atvejai, būdai, sąlygos ir pan. neturi dokumento reikšmės. Sąlygas, atvejus, būdus galima aprašyti, nurodyti; jei būdai ar atvejai tik išvardijami, galima pateikti jų sąrašą. Taigi nutarimus ar įsakymus reikėtų formuluoti taip: Patvirtinti <…> būdų, atvejų aprašą; Patvirtinti <…> būdų, atvejų, įkainių sąrašą.
• Kuris pasakymas vartotinas: „sutarties šalys“ ar „sutarties dalyviai“?
Įprastas sutarties partnerio pavadinimas – šalis (sutarties, sandorio ar kitokio bendravimo partneris): Sutartis yra pagrindinis dokumentas, nustatantis šalių teises ir pareigas. Abi šalys išdėstė savo požiūrį (žr. Kanceliarinės kalbos patarimai, Vilnius, 2002, p. 281).
• Ar galima sakyti „sutartis automatiškai pratęsiama“?
Kur kas geriau sutartis pratęsiama savaime.
• Ar galima rašyti su brūkšneliu „pirkimo-pardavimo sutartis“?
Tarp žodžių, reiškiančių dvišalius santykius, rašomas ne brūkšnelis, o brūkšnys, pvz., Sudarė pirkimo–pardavimo sutartį (Kanceliarinės kalbos patarimai, Vilnius, 2002, p. 61).
Šiai sutarčiai pavadinti vartojamas terminas prekybos sutartis, angl. trade treaty.
• „Atitikimas įstatymui“ – klaida?
Įvairiuose dokumentuose gana dažnai pasitaiko netaisyklinga konstrukcija atitikimas kam. Žodžių junginys atitikimas kam pažeidžia lietuvių kalbos sintaksės normą, nes su naudininko linksniu gali būti siejami daiktavardžiai, išvesti iš naudininką valdančių veiksmažodžių, pvz., nusižengti įstatymui – nusižengimas įstatymui.
Paprastai taisoma ko atitikimas (plg. atitiko kirvis kotą – koto atitikimas), tačiau ne visur kilmininkas tinka. Normai nenusižengiama vartojant žodžių junginį atitiktis įstatymui (Konstitucijai, nutarimui, reikalavimui ir pan.).